Facturation électronique obligatoire : Peut-on continuer à utiliser Excel ?
La facturation électronique arrive pour toutes les TPE/PME. Est-il encore légal de générer ses factures sur Excel ? Comment rester conforme aux règles DGFIP sans s'abonner à un logiciel lourd ?
1. La réforme de la facturation électronique : ce qui change
La réforme de la facturation en B2B a pour but de simplifier les échanges et de sécuriser la collecte de la TVA. Les entreprises n'auront plus le droit d'envoyer des factures au format papier ou au format PDF classique par e-mail.
Toutes les transactions devront transiter par des portails d'intermédiation officiels comme le Portail Public de Facturation (PPF) de l'État.
Lien officiel de l'État
Pour suivre le calendrier réglementaire officiel de déploiement de la réforme, consultez l'espace dédié du Ministère de l'Économie :
La facturation électronique sur Entreprises.gouv.fr2. Utiliser Excel pour facturer : est-ce toujours légal ?
Oui, concevoir vos factures sur Excel reste légal. La loi n'impose pas l'utilisation d'un logiciel de comptabilité ou de facturation payant spécifique pour la création de vos pièces.
Cependant, vous ne pouvez pas envoyer le fichier Excel (.xlsx) directement à vos clients. Le format de sortie doit respecter le principe de non-alterabilité des données et être exporté dans l'un des formats officiels requis par le fisc pour éviter des anomalies de structure FEC lors des contrôles.
3. Pourquoi un simple PDF ne suffit plus (Le format Factur-X)
Un PDF classique généré par Excel est considéré comme une simple copie numérique. Pour être conforme, le fichier doit comporter des données structurées. L'administration impose trois formats, le plus accessible pour les TPE étant le format Factur-X.
La Factur-X est un format hybride : visuellement, c'est un PDF parfaitement lisible par votre client, mais il intègre un fichier XML invisible contenant toutes les données (SIRET, montants, taux de TVA) lisibles automatiquement par les logiciels.
Ressources DGFIP
Consultez le portail officiel de la DGFIP pour valider la conformité de vos factures et les obligations de conservation :
Guide de la facturation sur Impots.gouv.fr4. Les solutions pour vos démarches et la distinction avec le FEC
Pour continuer à utiliser vos tableurs tout en restant en règle, il est essentiel de distinguer deux besoins :
- L'émission des factures électroniques : Pour vos factures électroniques B2B, utilisez une plateforme agréée adaptée à votre activité (les transmissions vers le secteur public s'effectuant via Chorus Pro).
- La génération du fichier FEC : Attention, un simple tableau de facturation ne constitue pas une comptabilité et ne suffit pas à produire un FEC. Le FEC requiert un export comptable complet (écritures équilibrées Débit/Crédit, comptes généraux, journaux, etc.). Zynctis ne crée pas d'écritures comptables à partir de données manquantes : si vous disposez d'un export comptable complet sous Excel ou CSV, notre solution vous aide à contrôler et structurer votre fichier pour générer le FEC TXT attendu.
Zynctis contrôle vos exports comptables complets
Un simple tableau de factures ne permet pas de générer un FEC. Zynctis s'adresse aux professionnels disposant déjà d'un export comptable complet sous Excel ou CSV pour en vérifier la structure, les équilibres et générer un FEC TXT après contrôles.